Petite note sur l’ambiance : Nous étions quatre, trois membre du « noyau » (et administrateur⋅ices), et un membre d’une des structures utilisatrices. Au Cloud Girofle, tous les utilisateur⋅ices sont membres de droit de l’asso, et invité.es à s’exprimer, s’impliquer et participer à la vie quotidienne comme à la stratégie par le biais d’un espace Mattermost dédié, des AG annuelles et des permanences bimensuelles.
Validation du bilan moral et financier de l’année 2021-2022
Prélude : L’AG débute par le temps formel d’approbation du bilan moral et financier, abrévié BiMoFiClouG pour l’occasion, lequel avait été distribué sous la forme de e-polycopié. La présidence de séance s’enquiert si les personnes présentes ont lu ledit polycopié. Les personnes n’ayant pas lu le polycopié se dénoncent (des noms, on veut des noms !); on s’offusque et l’AG se poursuit.
Ledit BiMoFiClouG est disponible en ligne :
Le BiMoFiClouG en bref : l’exercice comptable court de mi-2021 à mi-2022. Sur cette période, le nombre d’utilisateur⋅ices (tant d’individus que de collectifs) a significativement augmenté : « On n’a pas fait de camemberts, mais ça monte vite ».
Aparté sur la terminologie
[décision 1] Administrateur⋅ices, nous décidons que :
- Les personnes faisant partie de la direction collégiale (aussi appelée noyau) seront désormais dénommé⋅es les noyaux.
- Les personnes disposant des droits administrateur⋅ice (droits root) seront donc logiquement nommées les racines.
- Chaque racine et chaque noyau devra avoir un nom.
- Margaux présélectionne le Manioc
- Keo se tâte entre la betterave et la carotte
- Et Maxime sera un panais, afin de conjurer son aversion pour ce légume racine si mal aimé.
- On note que « c’est un bel arbuste le girofle » (rires). On s’interroge si ça pousse dans nos régions. « La giroflée se plante dans les régions où d’habitude rien ne pousse ». Ça nous fait une belle métaphore.
Discussion sur le BiMoFiClouG
Une discussion s’ensuit sur la présentation du rapport :
- On représente rapidement les serveurs et les services.
- « C’est quand qu’on dit ce qu’on veut faire cette année ? — C’est plus tard Keo — Ah ok ! »
- À propos du prix libre : « ça fonctionne un peu toujours ; ça me donne de l’espoir dans l’humanité. »
- À propos des finances : On se demande si les finances sont saines. Pour l’instant oui ; a priori les recettes sont assez réparties, on ne dépend pas disproportionnellement des cotisation d’un⋅e membre.
- À propos des modes de règlement : le virement annuel est la solution la plus simple pour la compta du Cloud Girofle. Le volume des dons n’étant pas immense, tout type de virement / dons est toujours gérable par les bénévoles. À propos d’avoir un exercice comptable qui va de mai à avril : Keo trouve ça intéressant de garder les mi-années. Sinon on devrait faire l’AG en janvier, et il fait froid.
Interlude sur les flyers
Keo « zut de zut je suis nul ; j’ai fait imprimer des flyers mais je les ai pas apportés :/ » (un interlude s’installe ; on regarde les photos des flyers
Retour sur ce qui avait été prévu
On reprend la liste de ce qu’on souhaitait mettre en place l’année précédente. On avait réfléchi lors de la précédente AG, il y a un an, à trois grands axes :
Fournir un meilleur accueil aux nouvelleux
On avait voulu mettre en place trois choses : (1) des permanences toutes les deux semaines, (2) un espace de discussion en ligne, sur Mattermost, et (3) une meilleure documentation.
Sur les deux premiers points, les choses sont en place et fonctionnent bien. Pour la documentation, même si on y a travaillé, notamment avec l’aide d’une bénévole bien connue, les résultats ne sont pas encore en ligne. On travaille notamment toujours à :
- Centraliser la documentation sur un espace donné : https://docs.girofle.cloud
- Modifier le diaporama d’accueil de Nextcloud
- Proposer une documentation écrite à la racine de l’espace de fichiers
- Proposer plus de tutoriels vidéo.
Tout cela est en cours, mais il nous faudra encore quelques semaines/mois pour le mettre en place 😐
Faire évoluer l’infrastructure
On voulait mettre en place un second serveur Nextcloud (on l’a fait) et migrer nos backups vers une solution plus écologique (c’est en cours mais pas fait).
Fournir du VPN
Ce point-là était conditionné à la libération de la machine de backups, on ne l’a donc pas fait.
Fournir du mail à un moment
On voyait ça plutôt comme une perspective de moyen terme, et pas comme quelque chose qu’on souhaitait forcément mettre en place dans l’année. L’année passée nous a permis de :
- Comprendre les forces et les faiblesses de notre infrastructure de mails
- Évaluer les solutions existantes pour fournir du mail (enfin, commencer)
Pour l’année à venir, on aimerait que ça soit vraiment l’année où on fournit réellement des adresses mail. Ça reste un gros travail, alors ça ne va pas arriver dans les dix prochains jours non plus, mais on y travaille !
Participation financière à des outils libres
On ne l’a pas fait pour l’instant, mais on a consacré un peu de temps bénévole à de la remontée de bugs à Yunohost et Onlyoffice notamment. Cette année, on aimerait qu’un soutien financier de notre part se formalise.
Évolutions pour 2022-2023
On a aussi discuté des choses suivantes, qu’on aimerait mettre en place cette année.
Poursuivre les chantiers non terminés de l’an dernier
Et oui, ça commence bien par faire nos devoirs de l’an dernier. Alors sont toujours au programme de :
- Améliorer notre documentation et l’accueil de nouvelles personnes
- Déménager notre serveur de backups
- Lancer un service de VPN tout simple
- Contribuer financièrement à des outils libres
Proposer de nouveaux services ?
Au Cloud Girofle, on a toujours préféré proposer peu de services qu’on maîtrise bien et qu’on utilise régulièrement à titre individuel plutôt que beaucoup qu’on ne pourrait pas gérer. Ça n’a pas néanmoins empêché qu’on en rajoute régulièrement de nouveaux, et du coup l’administration des serveurs est de plus en plus complexe. Néanmoins, la croissance du nombre de services est lente, et on a bien envie de continuer comme ça !
Préambule : on discute de combien de temps ça prend d’administrer le Cloud Girofle aujourd’hui : on estime à 10-15h/semaine, soit un peu moins qu’un mi-temps.
Des adresses mail individuelles
Ça fait longtemps que ça nous trotte dans la tête, on aimerait proposer des boîtes mail à nos utilisateur⋅ices, et leur proposer de lier leur nom de domaine à nos boîtes mail. On aimerait proposer des mails à la fois fiables et les plus sécurisés possibles (limiter le stockage des métadonnées, le partage d’adresse IP, faciliter le chiffrement de bout-en-bout, chiffrer les messages dès réception).
C’est néanmoins un sujet complexe, du coup on veut y aller par étapes cette année :
- S’assurer de la robustesse actuelle de notre système de mails (mettre en place un meilleur monitoring, des relais, avoir un relai externe de secours, etc)
- Faire une étude un peu sérieuse de l’existant, de comment le mettre en place, des avantages/inconvénients.
- Avoir un retour d’utilisateur⋅ices sur leurs besoins
À terme, on voudrait héberger :
- l’interface web
- Des serveurs (IMAP/SMTP avec du chiffrement)
- Une gestion du chiffrement
Wiki / docs
On souhaite faire déménager notre doc vers un wiki, plus joli et facile à mettre à jour et consulter. On décide d’héberger Bookstack ; et d’en profiter pour le mettre à disposition.On démarre ça en réu des racines^^. Et on met la doc à jour sur NC.
Un outil de visio ?
Régulièrement, des personnes nous demandent si on héberge des outils de visioconférence. Pour l’instant non. On a l’impression qu’il en existe déjà pas mal qui sont accessibles gratuitement, on n’est pas trop surs de notre valeur ajoutée dans ce cas. On nous rapporte qu’il y a des soucis avec les solutions de visio existants. On décide de se donner quelques mois pour comprendre d’où viennent ces problèmes (sur des services externes), pour éventuellement pourvoir proposer quelque chose qui répond à ces soucis. On va écrire une FAQ pour rediriger les gens sur ces sujets là, le temps qu’on mette en place notre service.
Salarier des genstes ?
Ça nous paraît logique que le travail fait au Cloud Girofle ne soit pas que bénévole, en particulier quand une partie de nos utilisateurs sont des entreprises commerciales ou des collectivités. On a pas mal débattu, cette réflexion est aussi alimentée par la volonté d’une personne impliquée de faire des missions en freeelance pour faire des petits sous. On pourrait aussi mobiliser des aides, type emploi aidé (par exemple un Parcours Emploi Compétence ou contrat PEC) ?
À l’état actuel de la réflexion, ça semble encore prématuré de salarier quelqu’un, notamment car les revenus de l’asso sont encore faibles. Par contre, on pourrait imaginer passer par une coopérative d’activité (ou au pire par une prestation, mais pas de cotisations sociales sans salariat en gros) si on devait rémunérer certaines tâches.