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[résolu] Soucis avec l’envoi des mails

Hello hello,

Ces dernières semaines ont pu être un peu compliquées pour les nouveaux utilisateur⋅ices du Cloud Girofle : une partie d’entre elleux ne recevait pas les mails de création de compte, et l’activation de leur accès au cloud nécessitait une opération manuelle. C’est pas terrible…

La raison ? Plusieurs fournisseurs de mails (notamment SFR et Gmail) ont considéré un de nos serveurs comme émettant du spam. C’est malheureusement fréquent quand on est minuscule face à un géant : quoi qu’on fasse, c’est très facile d’être considéré comme un vilain spammeur (alors qu’on n’envoie que des messages tout choupis-gentils :).

Pour résoudre ça, nous avons travaillé notre configuration de mails, pour utiliser la fonctionnalité d’envoi de mail de Yunohost, et avoir un meilleur paramétrage.

Maintenant, la configuration semble fonctionner, on croise les doigts pour la suite 😐 :|.

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Soucis avec l’envoi de mails

Depuis une grosse semaine, Google (adresses en gmail.com) classe en spam et refuse les mails envoyés depuis nos serveurs. Les principaux soucis sont :

  • On ne reçoit pas de mail pour créer un compte
  • On ne reçoit pas de notifications

Les solutions temporaires consistent à envoyer un mot de passe provisoire lorsqu’on crée un compte pour quelqu’un.

Nous sommes vraiment désolé⋅es de la situation, et travaillons à mettre en place une solution qui fonctionne.

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[résolu] Onlyoffice inaccessible pour certain⋅es utilisateur⋅ices

Bonjour à tous,

On ne sait pas trop ce qui s’est passé, mais suite à une migration vers un serveur plus puissant pendant une semaine environ, une partie des utilisateur⋅ices ont perdu l’accès à l’édition collaborative OnlyOffice.

C’est résolu désormais !

[edit du 14/02/2022] sans souci, si on ne comprend pas d’où vient le souci, on ne l’a pas résolu. Ce souci là ne faisant pas exception, l’indisponibilité s’est reproduite rapidement :(.

Heureusement, nous avons réussi à trouver l’origine du souci : l’IP de l’instance d’OnlyOffice se faisait « bannir » suite à un trop grand nombre de requêtes. C’est résolu normalement :).

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[résolu] tout le Cloud Girofle inaccessible

Hier, de 9h30 à 10h30, l’intégralité du Cloud Girofle a été inaccessible. La faute à notre hébergeur (OVH) qui a fait une fausse manip et a rendu l’intégralité de ses serveurs inaccessible pendant près d’une heure.

L’accès est revenu à la normale.

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[résolu] les espaces de stockage sont super leeents

Pendant une semaine environ, à la rentrée (la semaine du 8 au 12 septembre 2021), un des serveurs de stockage du Cloud Girofle a été régulièrement saturé, avec des temps de réponse anormalement longs, qui rendaient l’usage de l’espace de stockage de documents difficile à utiliser.

Il nous a fallu quelques jours pour trouver une solution, et le problème est normalement réglé.

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[résolu] Lenteurs de l’espace de stockage

Bonjour à tous⋅tes,

Depuis vendredi 25/06, 9h30, notre CHATON est lent à répondre et l’accès aux documents partagés est très ralenti. Nous sommes encore en train d’essayer de comprendre ce qu’il se passe et nous en excusons. Nous vous tiendrons informé⋅es dès que possible.

[Edit du 26/06] Depuis 6h ce matin, les choses sont revenues à la normale, un de nos scripts de monitoring faisait des siennes.

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[résolu] incident de sécurité

Bonjour,

Aujourd’hui, nous avons fait une bêtise et avons par erreur publié les clés d’accès aux API des instances Nextcloud sur notre dépôt git. Ces clés sont celles que nous utilisons pour faire le monitoring des instances

Mais c’est incompréhensible ! Qu’est-ce que cela veut dire ?!

En langage plus simple, nous avons par erreur rendu disponible sur internet les mot de passe permettant d’accéder à toutes les instances Nextcloud.

Concrètement, nous nous sommes rendus compte de l’erreur et l’avons corrigée au bout de deux heures. Nous avons révoqué toutes les clés et supprimé l’enregistrement public.

Nous sommes confiants que les données stockées sur le Cloud Girofle n’ont ni été accédées, ni modifiées. Nous rendons néanmoins public cette erreur dans un souci de transparence.

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[résolu] Auto-sauvegarde des documents partagés

Plusieurs personnes nous ont fait part de problèmes occasionnels de perte de données. Après un travail sur un document partagé OnlyOffice, il pouvait arriver rarement que le document ne soit pas enregistré dans l’espace de stockage NextCloud.

Nous avons travaillé sur la fonction auto-save. Ainsi désormais :

  • les modifications sont automatiquement enregistrées sur le serveur au fur et à mesure de la saisie du document (comme c’était le cas
    auparavant). Néanmoins, le fichier .docx synchronisé par Nextcloud n’est pas automatiquement synchronisé
  • Un appui sur Ctrl+S force la synchronisation, et le fichier .docx de Nextcloud est mis à jour.
  • Même sans appui sur Ctrl+S, le fichier .docx est mis à jour dans la
    minute suivant la fermeture de la fenêtre d’OnlyOffice.

Nous pensons que ces modifications devraient permettre de réduire
grandement les problèmes de perte de données.

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[résolu] Problèmes réseau sur un des serveurs

[EDIT du 2/03/2021] OVH a identifié et résolu un problème affectant le serveur, nous attendons quelques jours pour vérifier que tout fonctionne correctement.

Bonjour chèr⋅es membres et utilisateur⋅ices du Cloud Girofle. Depuis deux jours, un de nos serveurs hébergeant des instances Nextcloud rencontre des problèmes d’accès réseau, engendrant des redémarrages intempestifs et des indisponibilités.

Nous sommes en train de collecter des informations pour résoudre le problème.

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[résolu] Incident sur les documents partagés

L’édition en ligne de documents partagés a été interrompue pendant une douzaine d’heures, le 23/02/2021 entre minuit et midi environ. La plupart des instances ont été affectées. Nous avons dû redémarrer l’instance en dernier recours, ce qui a affecté tout⋅es les utilisateur⋅ices pendant quelques minutes aux alentours de midi.

Nous sommes en train d’identifier la cause de cet incident.