Catégories
Technique

[résolu] Envoi de mail indisponible

Hello hello,

Pour une raison non encore identifiée (mais qui semble concomitante avec des soucis de notre hébergeur OVH), notre passerelle de sortie mail a été hors ligne de hier soir (31/07/2025 23h30) jusqu’à aujourd’hui midi (1/08/2025 12h00).

Le serveur semble avoir redémarré hier soir. Pour des raisons de sécurité, après chaque redémarrage, nos serveurs nécessitent une intervention manuelle, qui est arrivée aujourd’hui en fin de matinée.

Les conséquences sont :

  • Les mails envoyés vers des destinataires externes entre hier 23h30 et aujourd’hui 12h00 sont restés dans une file d’attente. Ils sont tous partis à midi aujourd’hui
  • Ce souci concerne aussi les notifications de services (Mattermost, Nextcloud)
  • L’envoi de mails vers des destinataires internes (dont les boites mail sont hébergées chez le Cloud Girofle) n’a pas été affectée
  • La réception de mails n’a pas été affectée
  • Aucun mail n’a été perdu a priori
  • Une soixantaine de mails sont concernés par cet incident

Nous sommes vraiment désolé de ce souci, qui a généré 12h30 d’interruption d’emails. C’est l’été ⛱️.

Catégories
Non classé

[résolu] Ralentissement des Nextcloud

Bonjour bonjour, en cette belle journée de ce samedi après-midi, alors qu’on était tranquillement en train de profiter du mois de juin, un de nos serveurs a décidé qu’il était plein, plus d’espace disque dispo pu rien.

Alors ça a ralenti tout le monde jusqu’à ce qu’on vienne prendre un peu soin de lui.

Tout est rentré dans l’ordre, le souci a duré en gros de 18h30 aujourd’hui jusqu’à 19h.

Nous sommes désolé. C’est l’heure de l’apéro 🧉.

Catégories
Vie associative

Retours sur notre Assemblée générale 2025

Et une bougie de plus pour le Cloud Girofle 🎂 !
Cela fait maintenant 7 ans que l’association existe et nous sommes toujours heureu.se.x d’accompagner toutes nos membres ♥

Le dimanche 23 mars 2025, nous nous sommes réunis au CICP avec des cookies 🍪 pour tenir l’assemblée générale.

Dans cet article, nous retraçons dans les grandes lignes

Partie formelle

Bilan moral et financier 2024

Nous avons présenté notre bilan moral et financier.

Dans les grandes lignes :

  • En 2024, nous avons accompagné 74 personnes individuelles, et 197 collectifs
  • Nous n’avons pas ajouté de nouveaux services, mais consolidé l’existant. Nous avons testé de l’hébergement de sites web mais beaucoup de travail reste encore à réaliser
  • Nous avons passé beaucoup de temps sur l’accompagnement d’une entreprise de l’ESS, qui nous quitte malheureusement et migre ailleurs en 2025 (on fera un retours d’expérience prochainement)
  • Nous hébergeons désormais >3To de données (et 6To en comptant les sauvegardes)
  • Nous avons donné 3000€ (20% de nos recettes) à des associations
  • Nous avons reçu 14 500 € de dons et contributions financières libres de nos membres ! Merci infiniment ♥

Évolution de la gouvernance

En 2024, nous nous sommes fait accompagner pendant plusieurs mois par une accompagnatrice pour travailler sur notre gouvernance et sur des tensions internes. Nous avons bien progressé, mais du travail reste encore à faire.

Ce travail n’a malheureusement pas suffi, et Margaux a annoncé son départ de l’association en début d’année 2025 😿 Nous restons disponibles pour tout échange sur ce sujet.

Nous avons décidé de créer un groupe de travail Animation, pour améliorer le travail sur la vie de l’association. Ce groupe de travail est chargé (entre autre) de l’animation des temps de travail (permanences) et des espaces de communication de l’association (Mattermost, site web, info-lettre, etc.) et de l’accueil des bénévoles. Et on a besoin d’aide sur ces sujets 🐱 si ça vous intéresse, faites nous signe 👋

Partie Informelle

Feuille de route 2025

Jusqu’à présent nous avions fait la feuille de route en comité restreint. Cette année nous avons tenté d’ouvrir à nos membres les décisions sur l’élaboration de la feuille de route.

Nous avons envoyé un formulaire en début d’année afin de collecter les retours de chacun.e, avec 3 grands axes (nouveaux services, formations, organisation de l’asso). On a eu une vingtaine de réponses. On a ensuite fait deux séances orales lors de nos permanences en ligne.

Lors de ces deux permanences, nous avons filtré et catégorisé tous les retours. Certaines demandes de nouveaux services ont été écartées car ils ne nous semblaient pas alignés avec nos valeurs/envies (ex : gestionnaire de bitcoin), ou pour d’autres raisons (ex : pas le temps/volonté de passer notre temps à faire de la modération).

Lors de cette AG nous avons ensuite finalisé nos souhaits pour 2025 :

  • Nous ne lancerons pas de nouveaux services tant qu’il n’y aura pas les forces bénévoles en face pour assurer la qualité de ces services
  • Nous allons continuer le travail sur les sites web statiques
  • Nous allons commencer à faire des tests sur le service OpenConcerto
  • Mailing-liste : nous n’allons pas proposer de services de mailing-list pour le moment
  • Formation : une formation sur les enjeux environnementaux du numérique existe, et plusieurs personnes sont intéressés pour la porter
  • Webinaire : nous restons disponibles si il y a des demandes mais personnes ne souhaite porter cette tache pour le moment

Campagne de Démailnagement

Nous sommes en train de faire une campagne de communication pour promouvoir les alternatives aux géants des mails (Gmail, Yahoo, Apple, …) et accompagner les personnes à changer de fournisseurs.

La campagne de communication va démarrer en Mai, et nous sommes en train d’organiser un événement de lancement sur Paris.

Restez à l’écoute 🎶

Budget prévisionnel

Nous avons présenté notre budget prévisionnel pour 2025.

La location des serveurs et des services associés devrait rester constante (~4700€ sur l’année), et nous allons garder notre soutient à d’autres structure (dons) à hauteur de 20% de nos recettes.

La grosse différence avec les années précédentes, c’est que nous souhaitons rémunérer une partie des forces vives de l’association (groupes Racines et Animation). Nous prévoyons donc 18240€ annuel pour ces tâches (en prestation externes ou en salariat).

Nous avons mis à jours notre page Nous soutenir en conséquence.

Remerciements

Nous tenons à remercier tous nos membres pour la confiance répétée que nous vous accordez.

Nous tenons également à remercier Globenet pour nous avoir ouvert les portes du CICP afin que nous puissions tenir nos AG. Merci à elleux ♥

Catégories
Vie associative

Assemblée générale du Cloud Girofle le 23 mars 2025 à 14h

Le Cloud Girofle vous invite à son Assemblée générale le dimanche 23 mars à 14h, en ligne et en vrai au CICP (21 ter rue Voltaire, Paris) !

La partie formelle sera brève : il s’agit de revenir sur l’année 2024 et de valider notre bilan moral et financier.

Mais en fait, en vrai, c’est plutôt un prétexte pour se rencontrer, se retrouver, et échanger 🙂

Au programme

  • 14h Accueil et présentation
  • 14h30 Partie formelle – Validation du bilan moral et financier 2024 et retour sur l’année écoulée
  • 15h15 Pause
  • 15h30 Membres du GT Animation
  • 15h45 Présentation et discussion de la feuille de route 2025
  • 16h30 Présentation de notre Campagne de dé-Gmailisation
  • 16h45 Présentation du budget prévisionnel 2025
  • 17h15 Proposition d’aller boire des verres pour celleux qui le souhaitent et le peuvent

C’est pour qui ? tous⋅tes les utilisateur⋅ices ! Car tous les utilisateur⋅ices sont membres de droit de l’association, et ont voix au chapitre. Aussi parce que c’est l’occasion de faire connaissance !

C’est où ? au Centre International de Culture Populaire (CICP), un super chouette lieu associatif à Paris (21 ter rue Voltaire, Paris). Et aussi en ligne (nous contacter pour qu’on vous envoie le lien de connexion)

C’est quand ? Dimanche 23 mars 2025, à partir de 14h. Fin prévue vers 17h15.

Catégories
Technique

[résolu] deux nouvelles heures sans mails 📧⛈️

Cette semaine, le lundi 03/02/2025 et mercredi 05/02/2025, nous avons eu des coupures de mails.

Lundi entre 14h10 et 15h00, et mercredi entre 14h30 et 15h40. Les mails envoyés sur cette période sont bien partis, et les mails reçus sont arrivés avec un peu de retard.

Cela est dû à une augmentation soudaine de l’utilisation des processeurs sur notre serveur, mais nous n’avons toujours pas trouvé la cause du problème.

Nous sommes désolés pour ce souci.

Catégories
Technique

[résolu] une petite heure sans mails 📧⛈️

Aujourd’hui (30/01/2025), nous avons eu une coupure de mails, entre 9h15 et 10h15. Les mails envoyés sur cette période sont bien partis, et les mails reçus devraient arriver aujourd’hui au plus tard.

Nous sommes désolés pour ce souci.

Catégories
Technique

[résolu] plusieurs soucis d’envois de mails

Hello hello,

Depuis un mois, l’équipe du Cloud Girofle réalise une transition de serveur de mail : nous reconfigurons tous les services qui envoient des mails, et mettons en place une nouvelle porte de sortie. Cela nécessite de reparamétrer des dizaines de services et de logiciels.

Dans cette opération, à deux reprises, le 23/12 et le 27/12, nous avons fait une erreur de configuration, et pendant quelques heures, l’envoi d’emails ne fonctionnait pas. Chaque mail recevait un message d’erreur :

SASL authentication failed; server chif.fr[2001:41d0:1:769d::1] said: 535 5.7.8 Error: authentication failed:

Nous avons corrigé le souci. Les messages qui ont reçu cette erreur n’ont pas été envoyés, vous devez les renvoyer.

[Ajout du 4/01/2025] Dans l’opération, nous avons fait une erreur de configuration du serveur qui héberge les forums Discourse et Mattermost : les notifications par mail n’ont pas été envoyées pendant plusieurs jours (entre le 24/12 et le 3/01, dix jours)

Nous sommes désolés pour ce souci.

Catégories
Technique

[résolu] Nextcloud/Onlyoffice et Email

Email

Le 9 et 10 juillet derniers, nous avons souffert de 2 pannes consécutives du service mail. Le 9/07 le service a été ininterrompu pendant 4h, et le 10/07 pendant 1h.

Dans les deux cas, nous avons constaté une hausse soudaine de l’usage du CPU. Le 09/07, la charge CPU a baissé au bout d’une heure, mais le service n’est revenu que lorsque nous sommes intervenus. Le 10/07 nous sommes intervenu plus rapidement mais le problème était le même.

Graphique montrant l'évolution de la charge CPU au cours du temps pour la journée du 09/07. De 14h45 à 15h45, la charge était au maximum.

Après recherche dans les journaux d’erreurs (merci à Korsani et Max), nous avons pu trouver une corrélation entre des erreurs de DNS et les montées en charge. Nous en avons conclu qu’une indisponibilité des DNS que nous utilisons provoquait en chaîne des erreurs sur les conteneurs Mailcow.

Nous avons donc changé les DNS que nous utilisons afin que cela ne se reproduise plus, et nous avons mis en place un planning d’astreinte afin de s’assurer d’avoir au moins une personne présente sur les horaires de bureau.

Nous en avons profité pour améliorer notre documentation et écrit une page sur notre gestion du DNS au Cloud Girofle.

Onlyoffice

Début août nous avons mis en place une nouvelle version d’Onlyoffice (l’outil que nous utilisons pour l’édition collaborative). Nous avons tardé à mettre cette nouvelle version en place car n’inclue pas l’édition collaborative via mobile (limitation liée à la licence gratuite que nous utilisons).

Malheureusement, et nous ne savons toujours pas pourquoi, cela à entraîné la perte de service sur notre Onlyoffice existant, que nous n’avons pas réussi à remettre sur pied rapidement. Nous avons donc décidé de basculer tous les Nextcloud sur ce nouvel Onlyoffice. Nous avons mis plusieurs jours à nous rendre compte de la panne (grâce à vos retours) mais tout est finalement rentré dans l’ordre. Nous sommes désolés de la gêne que cela a pu créer.

Nextcloud / mutu3

Début août (le 8), suite à une insomnie et des moustiques, nous avions une plage horaire calme pour faire des maintenances sur nos serveurs. La cible fut le serveur nommé mutu3, qui héberge plusieurs Nextclouds, notre Onlyoffice et un Mattermost. Mutu3 n’avais pas été redémarré depuis 33 semaines (ce qui est une mauvaise pratique) et son Swap était utilisé à 100%. Nous l’avons donc redémarré, et profiter de l’occasion pour tenter de chiffrer sa partition principale (root). La manipulation a malheureusement été un échec (et nous n’avons pas d’accès IPMI sur ce serveur, donc pas de visibilié au démarrage), et nous avons dû redémarrer sur l’ancien système de fichier (non chiffré). Cette opération a pris plusieurs heures.

Résultat : mutu3 (et les services associés) était HS le 08/08 de 6h25 à 9h07 du matin.

N’hésitez pas à passer une tête notre espace de discussion Mattermost si vous souhaitez plus de détails 👍

Comme d’habitude, vous avez été très patient.e.s et tolérant.e.s et nous vous en remercions.

Catégories
Technique

[résolu] Nextcloud inaccessibles

Même souci qu’il y a 3 semaines, la coupure a eu lieu jeudi 30/05/2024, de 0h30 à 10h00 (09h30 de coupure).

Nous sommes désolés pour la gêne occasionnée.

Catégories
Technique

[résolu] Nextcloud inaccessibles

Même souci qu’il y a 3 semaines, la coupure a eu lieu dimanche 26/05/2024, de 0h30 à 10h20 (10h de coupure).

Nous sommes désolés pour la gêne occasionnée.